穆棱林业局公文及印信管理办法

 

为进一步规范公文及印信管理，提高行政效能，现结合我局实际，特制定公文及印信管理办法。

一、公文管理

（一）制发公文要求

1.规范行文范围和程序，避免公文倒流。由部门起草的以林业局、林业局办公室名义制发的文件，起草部门必须严格把关，部门领导要签署意见，需要相关部门会签的要履行好会签手续，先将代拟文稿送达办公室审核把关，并根据办公室主任签批的意见，逐级呈报审批。不要直送主管领导或局长阅批，切实杜绝行文倒流问题。

2.严格控制发文数量和规格。对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文；已及时公开发布的文件，不再层层发文转发；已开会布置或已印发会议纪要、会议材料的，不再印发正式文件；没有实质内容，可发可不发的文件，一律不发。严格控制提格发文，能以局办或局便函印发的文件，不以局文件印发。

3.切实提高发文质量。制发公文要注重针对性、指导性和可操作性，减少关于重要性或意义的一般性论述。倡导“短、实、新”，即：文字短小精练，少说空话、套话，内容有新意。要提倡清新简练的文风，做到意尽文止、条理清楚、层次分明、文字精练，要突出主题，简明扼要。

（二）送达上级文件要求

1.收到上级文件，先由办公室登记后，送交办公室主任签批，由文书负责传阅。根据办公室主任的批示，文书要及时送阅承办人。

2.阅文领导应及时阅文，一般文件2日内，特殊文件当日批阅，阅后要用钢笔或碳素笔签字，注明日期，并及时告知返还局办公室，避免横向传阅。

3.遇传阅急办事项的文件，若主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。

4.文件要做到不拖延，不积压，一般文件从送阅到阅毕不得超过三天，急件必须当天阅完。

（三）请示和报告的报送要求

凡是科室和基层单位向林业局的请示或报告事项，必须以书面形式呈报。要求文字材料第一页上空二格，留出领导签批的位置，统一使用A4纸，并加盖本部门、单位公章。

二、印章管理

1.林业局公章由办公室文书负责管理；各基层单位、部门公章必须设专人管理。

2.每次使用公章都必须进行登记（除发文外），登记的项目包括：用印日期、编号、内容、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数量、留存材料等。

3.以林业局名义与外单位签订的合同书、协议书，须经林业局局长审批，如由代理人代办，须有林业局局长的授权委托书方可用印。各基层单位要严格用印管理，不得随意以单位、部门的名义为个人或局外单位出具证明，否则，出现一切后果追究相关单位、部门主要领导责任。

4.公章使用要在办公室内，原则上不能将公章携带出办公室使用，特殊情况外出使用公章时，需经局长或常务局长批准后，方可使用。

5.不允许出现盖有公章的空白凭证。

6.公章不能脱离公章管理人员的监管，特殊情况下可交办公室主任代管。

7.任何部门、单位的印章，都不准擅自刻制，党政公章由办公室负责刻制，财务用章由财务科负责刻制。印章因机构变动、名称改变或更换形状、尺寸而停止使用时，要及时送交局办公室封存或销毁。对启用和作废的印章经办公室发通知后方可生效。

8.公章必须严格保管，因为保管不善造成丢失、损坏的，按照有关规定，对单位领导人和责任人进行严肃处理。

三、介绍信管理

1.开具介绍信实行审批手续。开具林业局介绍信须持单位介绍信换领，开具单位（部门）介绍信须经单位或部门领导批准。

2.林业局介绍信由办公室负责保管和使用，介绍信管理人员要对开出的介绍信负责。

3.介绍信内容要明确具体，联系单位、姓名、事由、时间等项不能有空白。严禁开具空白介绍信。

4.介绍信开出后未使用，应及时交回办公室，粘贴在存根上。

5.介绍信持有人将介绍信丢失，应及时报告，涉及重要事项还应通知前往办事的单位，防止冒名顶替。

6.介绍信的存根及换信依据要留存二年以上备查。