关于规范全省森工系统视频会议管理的通知

 

牡丹江、松花江、合江林管局及所属各林业局、各重点国有林管理局，省林科院、省林业设计院、省森林资源管理局、生态学院、林业职业技术学院、林业高级技工校：

全省森工系统视频会议系统自2012年建成以来，共召开各类视频会议500余次，在转变工作方式、提高工作效率、节约会议经费等方面发挥了积极作用。为进一步规范全省森工系统视频会议管理，提高会议质量和效果，现就有关事项通知如下：

一、切实加强组织领导。要明确专人负责，制定周密的运行维护方案，规范视频会议室管理，充分发挥视频会议作用。

二、严格按规定范围，确保参会人数。各单位要严格按照会议通知确定的参会人员范围出席会议，不得擅自扩大、缩小参会人员范围。每次会议后各分会场要将应参会人数、实际参会人数、缺席人数及具体原因报总局办公室。会议出席情况将列入年度考核。

三、严肃会场纪律。各分会场要严格落实会前、会后二次签到制度，除会议另有要求外，其他会议原则上提前 5 分钟进入会场，坚决杜绝迟到、早退、无故缺席等情况。会议期间，参会人员应将通讯工具设置为关闭或静音状态，不得在会场内接听和拨打电话，不得在会场随意走动、交头接耳、打瞌睡，不得从事其他与会议无关的事项。

四、严密会务组织。会场布置要规范合理、简洁大方，确保画面整体效果。近期，总局信息中心将组织一次联调联试，力求画面风格整齐统一。

五、要建立视频会议系统日常巡检制度和会前调试制度。总局信息中心要有计划的安排和组织好视频系统日常巡检，定期对视频系统进行联调测试。每次会前都要进行联调测试，确保视频会议顺利召开。

六、要认真做好会议保障。会议期间，系统管理员应时刻监控设备运行情况，确保随时与主会场联系。当设备或网络出现故障时，分会场应立即向主会场报告并及时处置，在此期间，分会场参加会议人员不得擅离会场。系统管理员在会后应详细记录故障发生及处理情况，并书面向总局信息中心报告。有条件的单位应配备发电设备、备用电源等会议保障设备。要妥善保管会议资料，系统管理员要做好视频会议系统图像和声音的数据存储、归档工作。严格遵守保密规定，对会议内容不传播、会议录音录像不私自拷贝和对外公布。

 

 

 

黑龙江省森林工业总局

2017年4月27日